Una de las herramientas Lean más conocidas y, probablemente, una de las más usadas en empresas de toda índole son las 5S. Este método surgido en la industria japonesa tiene como objetivo ayudar a las organizaciones a establecer una disciplina permanente de organización, orden y limpieza en el lugar de trabajo.
El beneficio más visible que resulta de la aplicación de las 5S es la mejora significativa del espacio y los instrumentos de trabajo en cuanto a ubicación, limpieza y accesibilidad.
Sin embargo, los efectos de esta herramienta son mucho más profundos. Una organización en la que el sistema 5S está correctamente asentado consigue una disminución de las operaciones sin valor, mejores ratios de eficiencia en el desempeño de sus trabajadores, y además, produce con más calidad.
En el plano humano, las 5S ayudan a crear un entorno de trabajo más agradable y seguro para el personal, lo que influye positivamente en el clima laboral de la organización.
Las 5S es una metodología conceptualmente “sencilla” para la que no se necesita ningún conocimiento técnico especial. No obstante, tanto su implantación como el sostenimiento en el tiempo de las dinámicas de trabajo que conlleva tienen que realizarse con rigor y constancia.
Precisamente el mantenimiento de las mejoras es la parte que más dificultades entraña para muchas compañías. La definición de los estándares, que se apoyan en elementos de control visual, fija el consenso sobre cómo debe trabajar el equipo y ayuda a sus miembros a identificar y corregir con rapidez situaciones anómalas.
La auditoría periódica es el instrumento que se emplea para revisar el cumplimiento de los estándares de las diferentes áreas y ofrece a los trabajadores la oportunidad de proponer acciones de mejora.
La nueva aplicación digital Smart 5S facilita esta labor tanto a los responsables de equipo como a los trabajadores encargados de realizar las evaluaciones. La integración del software en la gestión diaria de las 5S optimiza todo el proceso incrementando significativamente su agilidad, eficacia y eficiencia.
Con la aplicación Smart 5S se puede:
- Auditar el cumplimiento de los estándares a través de una aplicación móvil
- Obtener información en tiempo real del estado de las distintas zonas de la empresa
- Añadir archivos gráficos que facilitan la documentación de estándares y la identificación de oportunidades de mejora
- Facilita el acceso a la información relevante sobre la organización del espacio de trabajo
- Detectar con facilidad las situaciones normales y anómalas e identificar las causas
- Elaborar y exportar gráficos e informes
- Analizar la evolución de los indicadores para evaluar el impacto de las 5S
- Planificar y monitorizar las acciones de mejora asociadas a la auditoría
- Reducir la gestión documental
Un programa de 5S no es un listado de acciones que se hace de vez en cuando, sino una actividad sistemática que se realiza con método y dedicación. La utilización de una herramienta digital agiliza este proceso y amplifica sus resultados.